¿Cómo escribir un email en inglés?

La importancia del inglés en el siglo XXI

Con la globalización, comunicar en inglés se ha vuelto una necesidad y una realidad del día a día de muchos. Esta forma de comunicación, la gran mayoría de las veces se desarrolla a través de emails. Se dice que para cualquier situación hay que ir bien vestido ya que la primera impresión es la más importante. Esto también se aplica a los correos electrónicos. Un email mal redactado, con errores y desorganizado reflejará una mala impresión que será difícil de borrar. Por estas razones, es crucial saber escribir un email correctamente en inglés (en cualquier idioma a decir verdad, pero en inglés especialmente ya que es la lengua internacional).

¿Cómo escribir un email en inglés? ¿Qué estructura seguir? ¿Qué códigos hay que respetar?

El inglés es un idioma más “relajado”, directo y, por lo tanto, más simple. Por ejemplo, el hecho que no exista una forma del “usted”, a diferencia del español, simplifica e incluso relaja el lenguaje escrito del idioma.

Sin embargo, el inglés puede ser a veces un poco “tricky” (complicado) ya que tiene sus propios códigos. Pero, existe una estructura que debes respetar a la hora de escribir un email en inglés.

Simple y estructurado, la estrategia infalible

Asunto (subject): Ya sea en español o en inglés, todo email debe ser enviado con un asunto corto y breve, que resuma el tema del email.

Saludo (greeting): Se trate de un email informal o no, siempre debes empezar por saludar al destinatario o destinatarios. Es una cuestión de educación. Dependiendo del grado de formalidad, puedes empezar el email de diferentes maneras (“Dear Mr. [X]”; “Hi, [X]”; “Hello!”; “Hey!”).

Introducción (Introduction): Esta etapa es opcional, pero la recomendamos fuertemente. Si estás respondiendo un email, comienza por agradecer al destinatario (“Thank you for reaching to me”, “Thank you for your answer/message”). Si no es el caso y si estas empezando una conversación, recomendamos que enuncies la razón de tu mensaje (“I am writing to you because”, “The purpose of this message is”).

Cuerpo (Body): Esta es la parte donde escribes la razón del mensaje. Asegúrate de explicar bien tu objetivo para no crear dudas o confusiones. Para ello, utiliza un vocabulario simple, sé breve y separa bien las diferentes secciones de tu argumentación (la explicación, los puntos importantes, las preguntas, etc.).

Despedida (closure):  Siempre debes terminar tu mensaje con un agradecimiento y una despedida, ya sea en un mensaje en español o en inglés. Al igual que el saludo, es un asunto de educación y refleja una buena imagen de tu persona. Agradece al lector, ya sea por la atención prestada o el tiempo dedicado a la lectura del mensaje (“Thank you for your attention/time”) o por la futura respuesta que recibirás (“Thanking you in advance for your help/support/answer”). En una nueva línea, despídete con un corto y simple saludo (Best wishes”, “Kind regards”, “Sincerely”).

Firma (Signature): Para terminar, escribe tu nombre y apellido. Para darle un tono más profesional a tus emails, recomendamos que agregues tu posición en el trabajo (“Director of XXX”, “Coordinator of Operations”), tu número de teléfono y email profesionales.

Preciso y conciso, el procedimiento ideal

Recuerda que, en inglés, la mejor forma de comunicar siempre es “Keep it simple” (hacerlo simple). Si das muchas vueltas al tratar de darle un tono más profesional a tu email, el mensaje se perderá y crearas confusión. Finalmente, la regla de oro es siempre revisar el mensaje una última vez para detectar posibles errores o agregar algún detalle.

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