El tiempo es el bien más preciado, especialmente en lo que se refiere a llevar una empresa pequeña. A la vez que convertirse en su propio jefe es el sueño de mucho, también conlleva muchas responsabilidades. Sin duda alguna, nunca terminarás de marcar como terminadas todas tus tareas de la lista de «pendiente». Desde la contabilidad al inventario, pasando por la gestión de redes y la actividad publicitaria para tu empresa, puede parecer que hay una cantidad interminable de tareas, y nunca tiempo suficiente para llevarlas a cabo.
Si quieres mantener un equilibrio entre la vida laboral y personal, tus habilidades para gestionar tu tiempo tienen que estar, de verdad, a la altura. Después de todo, nunca hay más de 24 horas en un día. Algunos emprendedores se enfrentan a este hecho vital enfocándose y con objetivos.Otros se vuelven locos.
Si te encuentras entre estos últimos, no te preocupes. Con las técnicas de gestión de tiempo adecuadas, puedes tomar el control de tu tiempo, haciendo tu trabajo más eficiente, productivo, y relativamente menos estresante. Los siguientes consejos sobre gestión del tiempo pueden ayudarte a asegurar que tu trabajo esté terminado en tu horario laboral, para que puedas disfrutar tu tiempo fuera del trabajo.
1. Márcate objetivos
Marcarse objetivos es esencial para cualquier estrategia de gestión del tiempo. Para asegurarte de que estés realizando actividad que, de verdad, te estén acercando a tus objetivos comerciales, tanto a corto como a largo plazo, es necesario que definas esos objetivos de forma clara y que sean alcanzables. Porque, si tu objetivo es solamente «hacer crecer el negocio», probablemente te sientas sobrepasado y sin saber por dónde empezar.
Para contrarrestar esta parálisis, muchas empresas encuentran en la metodología «objetivos SMART» una forma de mantenerse enfocados en sus tareas y en el buen camino. Estas siglas provienen del inglés, y quieren decir: Specific (concreto), Mesurable (cuantificable), Attainable (alcanzable), Relevant (relevante) y Time-bound (con plazos definidos). Los objetivos SMART dan, así, una guía paso-a-paso que te ayudará a llegar a donde quieres llegar.
Por ejemplo, un objetivo SMART podría ser: «Aumentar las visitas mensuales de personas diferentes a mi página Web de 1 000 a 5 000 en los próximos 6 meses». Si lo analizamos, podemos comprobar que, por supuesto, es un objetivo SMART:
- Es concreto: El objetivo dice claramente qué hay que conseguir.
- Es cuantificable: El objetivo puede medirse con una herramienta específica. En este caso, Google Analytics.
- Alcanzable: En vez de solo decir de forma vaga «aumentar visitantes», o, incluso, marcarse un objetivo demasiado elevado para alcanzarlo, este objetivo se marca un número específico; dentro de lo posible, pero aún así ambicioso.
- Relevante: En vez de medir parámetros como las sesiones o los visitantes totales, el objetivo busca llegar a más clientes potenciales. Esto siempre es crucial para cualquier pequeña empresa en expansión.
- Tiene plazos definidos: Hay una fecha límite de seis meses para alcanzar este objetivo. Una vez te has marcado objetivos SMART, puedes trabajar desde allí para decidir que pasos necesitarás llevar a cabo para alcanzar cada uno de tus objetivos.Todo lo demás es una pérdida de tiempo potencial. Tus planes diarios deberían girar en torno a las tareas y actividades que se relacionan directamente al crecimiento de tu negocio y el aumento de ingresos.
2. Prioriza con sensatez
Una vez decididos tus objetivos y determinadas las tareas que necesitarás realizar para alcanzarlos, es tiempo de decidir las prioridades. Por supuesto, necesitas estar seguro de que las tareas se están llevando a cabo, pero debes controlar que las que se hagan sean las correctas.
Stephen Covey, coautor de «Primero, lo primero», ofrece consejos sobre como trabajar sobre tu lista de tareas, teniendo en cuenta la urgencia de cada tarea.Su consejo incluye la evaluación de lo que tienes ante ti, poniendo cada tarea en uno de los siguientes apartados:
- Importante y urgente:Si una tarea está en este apartado, debes realizarla inmediatamente. Centra tus energías en completar tus tareas más importantes y urgentes, antes de pasar a otras en las que el factor tiempo no sea tan importante.
- Importante pero no urgente:Estas tareas son aquellas que, en principio, son importantes. Sin embargo, al examinarlas se puede observar que se pueden posponer si es estrictamente necesario. Aunque estas tareas probablemente son las que ayudarían a que tu negocio vaya como la seda —por ejemplo, actualizar tu página web o buscar una mejor forma de gestionar los salarios de tus empleados— no son cuestión de vida o muerte a corto plazo.
- Urgente pero no importante:Estas tareas son aquellas que hacen mucho «ruido», sin embargo, una vez realizadas tiene poco impacto o su efecto es extremadamente corto. En esta categoría podríamos encontrar una llamada de un posible proveedor que busca trabajar contigo, o, quizás, alguien del trabajo pidiéndote un favor. Delega estas tareas siempre que sea posible.
- Ni urgente ni importante:Estas son tareas de baja prioridad, pero que dan la sensación de tenerte muy ocupado. Déjalo para el final.
Escribe tus tres o cuatro tareas «importantes y urgentes» que deben llevarse a cabo hoy mismo. Según las vayas completando, táchalas de tu lista. Esto te hará sentir que has logrado algo, ayudándote a motivarte para continuar con la lista. Así conseguirás afrontar tareas menos importante en el momento adecuado.
3. Di, simplemente, que no
Eres el jefe.Si tienes que rechazar una petición para poder atender lo que es realmente importante y urgente, no dudes nen hacerlo.Y lo mismo va para cualquier proyecto o actividades que has decidido que no llevan a ninguna parte:Estate siempre preparado para avanzar a tareas más productivas.Aprende de la experiencia para evitar perder el tiempo en el futuro.
4. Planea anticipadamente
Una de las peores cosas que puedes hacer es lanzarte a un día de trabajo sin una idea clara de lo que hay que hacer.Aunque pueda parecer una pérdida de tiempo tomarse cinco o diez minutos para planificar, en vez de lanzarte directamente a la tarea, te sorprenderá de lo mucho que aumenta la eficiencia de tu trabajo con tan solo tomarte un momento para planificar el resto del día.
Si planificas tu tiempo de manera inteligente, puedes centrarte en una tarea cada vez, en vez de ir saltando de una a la siguiente (y rara vez terminando alguna de ellas).Esto te permite trabajar más inteligentemente, no más duramente.Dependiendo de tu personalidad, convierte una de las siguientes opciones en tu rutina diaria:
- Planifica la noche anterior:Al final del día, tómate 15 minutos para despejar tu escritorio, y realizar una lista con las tareas más importantes y urgentes del día siguiente.Es una buena técnica de relajación, y te sentirás mejor al sentarte en un escritorio despejado por la mañana.
- Planifica nada más llegar al trabajo por la mañana:Llega unos minutos antes y realiza la lista de tareas por prioridad (ver consejo número 2).Esto podría llegar a ser el tiempo más productivo de tu jornada laboral.
5. Elimina distracciones
Empieza a prestar atención a la cantidad de veces que alguien te interrumpe en medio de una tarea importante.Sigue también las interrupciones propias, sobre todo aquellas que tienen que ver con redes sociales.Tu teléfono es una herramienta extremadamente útil, pero también es un elemento adictivo, y está entre las más pérfidas pérdidas de tiempo conocida por el homb
re.
Supone un ejercicio enorme de la fuerza de voluntad, pero cierra tu puerta y apaga el teléfono para optimizar al máximo tu tiempo.En vez de estar «siempre disponible», planifica una parada durante el día para ponerte al día con el correo electrónico, hacer llamadas, hablar con el personal, etc.
6. Delega más a menudo
Si has contratado empleados talentosos y con dedicación, una de las herramientas de más impacto de las que dispones es el poder de delegar.La clave para el éxito de una pequeña empresa radica en la capacidad del dueño para discernir sobre que está por venir, y no centrarse demasiado en las operaciones rutinarias.Busca oportunidades de delegar responsabilidades sobre tareas específicas a otros miembros de tu equipo.Al fin y al cabo, los contrataste para eso, ¿no?
7. Haz seguimientos de tu tiempo
¿Cuántos minutos productivos haces en realidad cada semana?El seguimiento del tiempo es una herramienta extremadamente efectiva para ayudarte a medir cuánto tiempo exactamente te lleva una tarea.Con una simple planilla horaria, puedes controlar fácilmente cuándo comienzas y terminas varias tareas realizadas durante cada día.
Cambia rápidamente de una tarea a otra con un simple toque utilizando TSheets mobile app o seguir el tiempo directamente en tu escritorio.Así generarás un informe fiable y en tiempo real de cómo utilizas tu bien más valioso, y dónde los estás malgastando.
8. Tómate tiempo para ti
Este consejo suele olvidarse fácilmente en medio del ajetreo de llevar un negocio exitoso.Sin embargo, cuidar de ti mismo —como dormir suficiente y hacer ejercicio físico— es imprescindible para mantener una trayectoria de crecimiento.
De hecho, un estudio realizado en Harvard relacionó el insomnio con la pérdida de 11,3 días de trabajo al año en un trabajador medio. Otro estudio relacionó el ejercicio físico con una mejora en la concentración, una memoria aguda, aumenta tu capacidad de aprendizaje, e, incluso, reduce el estrés.
Asegurarte de que tengas algo de tiempo libre cada día para estar en compañía de personas o realizar actividades que disfrutes, alejadas del trabajo, es importante para tu salud mental, y ayuda a mantener tu energía y pasión en tu actividad laboral.Al final, lo importante es poder ver la situación con perspectiva.Has elegido convertirte en el dueño de tu propio pequeño negocio, y cada día puedes levantarte viendo un día lleno de posibilidades que has creado tú mismo, y es para ti.
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