Internet y la tecnología han mejorado en gran medida la capacidad de las empresas para conseguir trabajadores alrededor del mundo. Muchas de las actividades que antes solo se realizaban in situ ahora pueden externalizarse a un coste reducido. En muchos de los países en desarrollo ha surgido una gran cantidad de mano de obra altamente cualificada y formada. Son capaces de proporcionar a distancia altos niveles de calidad y servicio. Si esta nueva y dinámica fuerza de trabajo se combina con el creciente número de plataformas que permiten obtener a las empresas las competencias de autónomos y organismos externos sin tener nunca una reunión cara a cara (e incluso sin comunicación verbal), se puede llegar a producir cualquier cosa en cualquier lugar. Estos son algunos consejos para jefes de proyectos.
Los 10 consejos para jefes de proyectos que necesitas
1. Asegúrate de tener todas las características que normalmente buscarías para realizar un contrato interno.
El proceso de contratación ahora puede ser anónimo en gran medida. Sin embargo, con todo ese anonimato, ¿cómo puedes estar seguro de que esa persona puede cumplir con tus necesidades? ¿Y cómo puedes asegurarte de que realmente será capaz de entregar a tiempo y sin salirse del presupuesto?
Un error que he visto que las empresas comenten es que contratan a proveedores externos de manera diferente. Debes cubrir los mismos detalles que en una vacante interna (CV, referencias, habilidades…). Esto es crucial para contratar a la persona adecuada. Solo porque su perfil en línea dice que son capaces de hacer x y z no significa que vayan a hacer x y z.
2. Pide una prueba gratuita de su trabajo.
Tanto si quieres que traduzca, como si quieres que cree una web, pide una prueba gratuita del trabajo del proveedor. Eso sí, al solicitar la prueba no pidas demasiado. El objetivo no es que hagan el trabajo gratuitamente, sino que sea suficiente para darte una idea de sus habilidades. Lo habitual es solicitar una prueba que cubra algunos requisitos de una tarea, pero en una versión reducida. Cualquier proveedor que se tome en serio su trabajo debe estar más que contento de proporcionarlo.
3. Sé claro en el informe sobre los requisitos de la tarea.
Para ello, no permitas ambigüedades en el proyecto. Los proveedores externos y los autónomos seguirán un proceso específico para cumplir con su objetivo estipulado en el informe. Un informe poco claro puede conducir a un rendimiento escaso del proyecto, sea cual sea el idioma.
También vale la pena evaluar el nivel de comprensión que el proveedor tiene del inglés. Si es limitado, puede valer la pena que un profesional traduzca el informe antes de proporcionárselo al proveedor. Afortunadamente, la mayoría de los no nativos que trabajan en la prestación de servicios son capaces de comunicarse en inglés.
4. Haz uso de todas las plataformas de comunicación digital gratuitas disponibles.
Utiliza programas como Skype o Messenger, o incluso sitios de microblog como Twitter. Son idóneos para comunicarse con el proveedor externo. Por ejemplo, Skype te da la opción de hablar en tiempo real verbalmente o escribiendo. A medida que los proyectos evolucionan y surgen dudas, estas herramientas son ideales para encontrar rápidamente la respuesta.
5. Habla lento y claro.
Es un requisito básico para los jefes de proyectos. Puede parecer evidente, pero esto puede ayudar en la comunicación, especialmente si se habla mucho por llamada telefónica. Los diseñadores que hablan con entusiasmo sobre sus planes y diseños parecen ser los que más rápido hablan. Mientras hablas, debes pensar que el receptor no solo está interiorizando lo que dices, sino traduciéndolo a su idioma. Recuerda esta regla general: cuanto más lento, mejor.
6. Evita el uso de terminología empresarial o de palabras o frases que no se usan fuera de tu país.
Este es uno de los consejos que muchos jefes de proyectos no tienen en cuenta. Algunos proveedores externos no nativos pueden estar familiarizados con las expresiones idiomáticas del idioma inglés, pero muchos otros no. Aplica esto también para las palabras y frases que solo se utilizan dentro de tu empresa. Si el conocimiento de estas palabras es importante para el proyecto, sería útil proporcionar un glosario con palabras y frases.
7. Sé educado y cortés.
Este es uno de los consejos para jefes de proyectos más importante. Por desgracia, algunas empresas tratan a los proveedores externos con poco respeto. Además, los utilizan simplemente como un medio para alcanzar un fin. En muchos casos, estas personas son fundamentales para el éxito de la tarea, por lo que conviene ser respetuoso. Por lo tanto, asegúrate de que se sientan parte del equipo principal.
8. Entiende la situación del proveedor.
La naturaleza propia de sus funciones conlleva que los proveedores externos trabajen de forma independiente y remota desde una oficina. Además, es posible que la comunicación que tengas con ellos sea la única interacción que tengan durante su jornada laboral. Para algunos proveedores esta puede ser la razón por la que trabajan en ese campo. Sin embargo, para otros puede resultar solitario y les encanta poder hablar o comunicarse contigo. Me reitero: como en el consejo 7, sé educado y muestra interés en ellos como lo harías con cualquier otro colega. Sigue estos consejos para jefes de proyectos y este en particular, y mejora la relación con tus trabajadores.
9. Ten un punto de contacto central para el proyecto.
Si un proyecto lo está llevando a cabo un único proveedor externo, tener consultas de diferentes personas, puede causar confusión. Es mucho mejor utilizar a una sola persona para que se encargue de las conversaciones con el proveedor externo. Esto ayudará a mantener una comunicación uniforme y homogénea.
10. Externalización de la gestión de proyectos.
A largo plazo, puede ser más rentable externalizar la gestión del proyecto de tu encargo a un tercero. Un cliente se puede poner en contacto con nosotros y pedirnos que nos encarguemos de gestionar sus proyectos de traducción. De hecho, es una situación muy común. Esto puede ser porque ya ha invertido tiempo y recursos trabajando directamente con trabajadores autónomos. En muchos casos es mucho mejor dejarlo en manos de una agencia que no solo facilite la gestión de los proveedores. También debe constituir un punto central para la comunicación, información, facturación, etc.
Con estos consejos para jefes de proyectos sabemos que toda la organización y gestión de tu empresa podrá ir mucho mejor. ¡Aplícalos!
