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La importancia de la claridad en la comunicación escrita en los negocios

Cuando se forma a los empleados en materia de comunicación, toda la atención se centra en la comunicación verbal. Se les enseña cómo comunicarse cuando hablan con alguien en persona o por teléfono. Incluso puede que haya un instructor experto en discurso de negocios que les ayude a mejorar su pronunciación.  Sin embargo, la comunicación escrita es uno de los medios más utilizados para comunicarse. Es importante formar al personal con nociones básicas para ofrecer una información clara por escrito.

La diferencia entre comunicación verbal y escrita.

El objetivo de todas las formas de comunicación es el mismo, presentar una información o una idea a alguien. Sin embargo, los métodos varían y, a veces, también lo hacen los resultados. En la comunicación verbal, se juega con el lenguaje corporal, el tono de voz e incluso con las expresiones faciales. Todo esto al final envía un mensaje. Cuando se escribe, sólo se cuenta con las palabras para transmitir información.
El sarcasmo, el humor o incluso la rabia no se expresan tan fácilmente por escrito. A pesar de que las expresiones populares como LOL (laughing out loud) permiten clarificar el verdadero mensaje tras las palabras, los malentendidos son más comunes que si se utilizase la comunicación verbal. Tampoco se obtiene la misma respuesta inmediata que cuando se habla por teléfono o en persona. Incluso los silencios dan información. Por ejemplo, un silencio puede significar que el interlocutor no entiende algo o que no está de acuerdo.

¿Cómo ser claro en la comunicación escrita?

Si quieres aprender cómo hablar claramente en persona o por teléfono, puedes contratar un experto en discurso que te enseñe.  Para comunicarse correctamente por escrito, hay que aprender mediante otras técnicas. Aquí tienes unos consejos que te ayudarán a comunicarte por escrito con clientes, empleados o vendedores:

  • Sé consciente de lo que quieres decir antes de empezar a escribir.
  • Intenta que tu mensaje sea lo más claro y corto posible.
  • Divide el texto en párrafos y frases cortas, utiliza guiones.
  • Céntrate en la persona a la que escribes.
  • Resume lo que quieres de la otra persona al final de tu mensaje.
  • Edita tu mensaje antes de enviarlo.
  • Evita usar términos de jerga o un lenguaje con el que la otra persona no esté familiarizada.

Igual que en la comunicación verbal, es necesario pensar en la otra persona cuando se escribe un mensaje. Imaginar cómo entenderán lo que se está diciendo o escribiendo. Aunque no haya que preocuparse por temas de acento que produzcan confusiones, hay que pensar en las palabras que elegimos. Si tu lengua materna no es la misma que la suya, podrían malinterpretar o confundir palabras y darles otro significado. Evita utilizar palabras largas o términos complicados.
De notas escritas a mano a correos electrónicos, pasando por chats en línea y cartas formales, la comunicación escrita es una de las formas de comunicación más comunes en el mundo de los negocios. Es una habilidad que no hay que pasar por alto, especialmente ahora que las empresas quieren trabajar globalmente con clientes y personal.
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